Автоматизация бизнеса в Магнитогорске

Показательный момент любого внедрения наступает не в день сдачи, а месяцев через пять. К этому времени становится видно: либо отдел действительно работает в системе, либо сделки заводятся перед планёркой одним заходом, переписка ушла обратно в личные мессенджеры, а сводку по отгрузкам руководитель собирает в таблице.

Второй сценарий встречается чаще первого, и причины у него типовые. Разберём их и то, что нужно заложить в проект, чтобы система пережила полгода. РОСТСАЙТ занимается автоматизацией с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России, включая компании Магнитогорска.

Симптом: сделки заводят задним числом

Это первый и самый честный признак. Если между звонком клиента и появлением сделки в системе проходит несколько дней, значит карточка заполняется для отчёта, а не для работы. Дальше по цепочке: комментарии пустые, потому что переговоры идут в мессенджере менеджера; причина отказа у всех одна; источник заявки не указан.

Итог – по данным нельзя ответить ни на один управленческий вопрос. Сколько запросов пришло, где застряли, кто не перезвонил вовремя. А то, чем не пользуется руководитель, отдел перестаёт заполнять в течение месяца.

Подряд на комбинат: длинные сделки, тендеры, снабженцы

Вокруг металлургического производства строится вся экономика Магнитогорска, и значительная часть местного бизнеса – это поставщики и подрядчики: металлообработка, ремонт и сервис оборудования, спецодежда и средства защиты, инструмент, строительно-монтажные работы. У таких компаний своя специфика продаж:

• сделка начинается с запроса на закупочной площадке или письма снабженца, а не со звонка;
• решение принимает не один человек – в цепочке технадзор, снабжение и финансисты;
• цикл длинный: от запроса до подписания проходят недели, до оплаты – ещё месяц;
• условия по каждому заказчику отличаются, и держать их в голове невозможно.

Для такого цикла нужны этапы согласования внутри воронки и напоминания по срокам. Если их нет, сделка «висит» незаметно, а узнают об этом, когда тендер уже разыгран.

Ошибка первая: поставили коробку без разбора процесса

Типовая конфигурация вендора описывает быструю продажу со склада: обращение, коммерческое, оплата. Ставить её компании, работающей по тендерам и спецификациям, бессмысленно – в воронке не окажется ни ожидания расчёта, ни согласования технических условий, ни отсрочки платежа.

Мы поэтому и начинаем с разбора: 1–2 дня разговоров отдельно с руководителем и отдельно с менеджерами. Версии расходятся почти всегда, и в этом зазоре теряются деньги.

Ошибка вторая: автоматизировали неопределённость

Робот усиливает существующий порядок, а не создаёт новый. Если в компании не решено, кто ведёт заказчика после первой поставки, автозадачи начнут падать на людей, считающих их чужими, и уведомления перестанут открывать через две недели. Сначала правило, потом автоматизация этого правила – обратная последовательность ломает внедрение надёжнее технических сбоев.

Ошибка третья: обучение свели к одной встрече

Часовой показ интерфейса для всего офиса не работает. Люди запоминают не кнопки, а свои действия: принять входящий, отправить счёт, поставить напоминание о следующем контакте. Учить нужно по ролям и на реальных сделках компании, закладывая на это два дня.

Снабженцев, мастеров участков и выездных сотрудников учат отдельно и по упрощённому сценарию: отметить факт, приложить документ или фото, поставить дату следующего шага. Требовать от мастера полного заполнения карточки бессмысленно – он этого делать не будет.

Часовой пояс и удалённые заказчики

Магнитогорск живёт на два часа впереди Москвы, а заказчики и поставщики нередко находятся и в столице, и восточнее. Разница в пару часов кажется мелочью ровно до того момента, пока напоминание «перезвонить в девять» не срабатывает не в то время. Поэтому правила распределения заявок и напоминания настраиваются с учётом времени клиента, а не офиса.

Вторая особенность – удалённость от центра Челябинской области: между Магнитогорском и Челябинском около трёхсот километров, и часть переговоров идёт без личных встреч. Значит, вся история договорённостей должна храниться в карточке, а не в почте конкретного менеджера.

Обязательный минимум настроек для подрядчика

• воронку под ваш цикл: запрос, расчёт, согласование, договор, отгрузка, оплата, закрывающие;
• обязательные поля только там, где без них нельзя выставить документы;
• телефонию и каналы из WhatsApp и Telegram, чтобы переписка попадала в карточку сама;
• обмен с 1С по номенклатуре, счетам, оплатам и отгрузкам – без двойного ввода;
• контроль дебиторки и отсрочек по каждому заказчику;
• регламент на две страницы: что считается заявкой, кто ведёт клиента, когда сделка закрывается.

Заказчикам по Магнитогорску мы советуем начинать поэтапно: сперва воронка и каналы связи, интеграции вторым шагом. Подробности по системе – на странице внедрение Битрикс24.

Цены и сроки работ

Экспресс-запуск CRM – от 60 000 ₽, 5 рабочих дней. Внедрение под ключ с аудитом процессов, роботами, интеграциями, отчётами и регламентом – от 180 000 ₽, 3–4 недели. Интеграция с 1С – от 90 000 ₽, две недели. Телефония и мессенджеры – от 35 000 ₽, три дня. Портал с задачами, проектами и согласованиями – от 70 000 ₽, две недели. Сопровождение и развитие – от 15 000 ₽ в месяц.

Этапы: разбор процессов 1–2 дня, ТЗ и смета 2–3 дня, настройка 5–10 дней, интеграции 3–7 дней, обучение 2 дня, месяц сопровождения с бесплатными доработками. Смета фиксируется до старта, работаем по договору. Лицензия оплачивается вендору напрямую и в стоимость работ не входит. Остальные направления студии – в разделе услуги.

Что мерить каждую неделю

Четыре показателя, каждый снимается за минуту с экрана: доля сделок, созданных в день обращения; доля запросов с указанным источником; время до первого ответа; количество ручных выгрузок в таблицы. Последний должен быть нулевым, остальные – расти или держаться.

Если два показателя из четырёх поехали, дело не в дисциплине сотрудников. Обычно изменился процесс – появилось направление, сменился порядок согласований, добавился канал заявок, – а систему под него не поправили. Настройка занимает несколько часов, заметить проблему сложнее, чем починить.

Частые вопросы

У нас длинные сделки по полгода. CRM вообще имеет смысл? Именно при длинном цикле она нужнее всего. Когда сделка живёт месяцы, ни один менеджер не удержит в памяти, что обещали заказчику в марте и на каком условии сошлись по отсрочке. Система в этом случае решает три задачи: показывает, какие сделки зависли дольше нормы, хранит все версии расчётов и спецификаций в одном месте и напоминает о следующем шаге. Аналитика по конверсии здесь вторична – ценность в том, что ничего не забыто.

Нужно ли покупать портал вместе с CRM? Не обязательно. Портал с задачами, проектами, базой знаний и согласованиями оправдан там, где над заказом работают несколько подразделений и есть внутренние утверждения – скидок, отсрочек, технических решений. Если сделку ведёт один человек от запроса до оплаты, начните с воронки и каналов связи. Портал добавляют вторым этапом, когда согласования начинают теряться в переписке.

Как быть, если у нас нет своего IT-специалиста? Так работает большинство наших клиентов. Внутри компании нужен один ответственный из отдела продаж или снабжения: он знает правила, объясняет их новичкам и собирает вопросы. Техническая часть закрывается абонентским сопровождением от 15 000 ₽ в месяц – доработки, разбор сбоев, помощь с отчётами и обучение новых сотрудников.

Мы уже пробовали внедрять, и не получилось. Что будет по-другому? Порядок работы. Если предыдущий подрядчик сразу открыл настройки, значит процесс он не выяснял, а придумал. Мы сначала описываем, как сделка идёт у вас на самом деле, показываем схему на согласование и только потом настраиваем. Плюс обучение по ролям и месяц сопровождения после запуска – именно в первые недели вылезают мелочи, из-за которых отдел бросает карточки.

Опишите ситуацию – разберём процесс поставщика или подрядчика в Магнитогорске, покажем, где теряются заявки, и назовём срок и цену до старта работ. Телефон: +7 (901) 417-22-12.